A automação de processos repetitivos (RPA) oferece inúmeras vantagens para o setor do agronegócio, impulsionando a eficiência e a produtividade. No entanto, implementar a RPA em uma empresa agrícola requer um planejamento adequado e uma abordagem estruturada. Neste artigo, apresentaremos sete dicas detalhadas para ajudar seu agronegócio a adquirir e implementar com sucesso serviços de RPA.

 

1. Identifique os processos adequados para automação: O primeiro passo é identificar os processos repetitivos que podem se beneficiar da automação. Analise minuciosamente as tarefas que consomem tempo e recursos, como monitoramento de safras, análise de dados agrícolas e gestão de estoques. Priorize os processos que são altamente repetitivos, suscetíveis a erros ou exigem uma grande quantidade de tempo para serem executados manualmente.
2. Avalie a compatibilidade tecnológica: Certifique-se de que a infraestrutura tecnológica existente em sua empresa seja compatível com a implementação da RPA. Verifique se os sistemas, softwares e equipamentos necessários são capazes de integrar-se harmoniosamente com as soluções de automação. Se necessário, faça as atualizações e ajustes tecnológicos adequados para garantir uma transição suave.
3. Escolha o fornecedor certo: Pesquise e avalie cuidadosamente os fornecedores de serviços de RPA. Procure por empresas com experiência no setor agrícola e que ofereçam soluções adaptadas às necessidades específicas do seu agronegócio. Considere fatores como reputação, experiência, suporte técnico, flexibilidade e custo-benefício ao selecionar o fornecedor ideal.
4. Planeje a integração entre humanos e automação: A colaboração eficaz entre humanos e tecnologia é essencial para o sucesso da implementação da RPA. Certifique-se de que sua equipe esteja preparada e treinada para trabalhar em conjunto com as soluções automatizadas. Defina claramente os papéis e responsabilidades, garantindo que a automação seja uma aliada, auxiliando a equipe a realizar tarefas mais estratégicas e de maior valor.
5. Realize testes e ajustes: Antes de implementar a RPA em larga escala, é crucial realizar testes e ajustes preliminares. Selecione processos-piloto para testar a automação e avaliar os resultados. Monitore o desempenho, identifique possíveis problemas e faça os ajustes necessários para otimizar os processos automatizados antes de expandi-los para toda a empresa.
6. Estabeleça métricas de desempenho: Defina métricas claras para medir o desempenho da RPA e acompanhar os resultados alcançados. Estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para o agronegócio, como redução de tempo gasto em tarefas, diminuição de erros e aumento da produtividade. Monitore regularmente essas métricas e ajuste as estratégias conforme necessário para garantir que a implementação da RPA esteja gerando os resultados esperados.

7. Promova a cultura de inovação e aprendizado contínuo: A implementação da RPA é um processo contínuo de melhoria. Promova uma cultura de inovação e aprendizado em sua empresa, incentivando os colaboradores a sugerirem melhorias e compartilharem conhecimentos sobre a automação. Realize treinamentos periódicos para garantir que a equipe esteja atualizada com as melhores práticas e novas funcionalidades da RPA.

Conclusão: A automação de processos repetitivos (RPA) oferece oportunidades significativas de aumento da eficiência e produtividade no agronegócio. Ao seguir essas sete dicas detalhadas para adquirir e implementar com sucesso serviços de RPA, seu agronegócio estará preparado para enfrentar os desafios do setor e colher os benefícios da automação. Lembre-se de identificar os processos adequados, avaliar a compatibilidade tecnológica, escolher o fornecedor certo, planejar a integração entre humanos e automação, realizar testes e ajustes, estabelecer métricas de desempenho e promover uma cultura de inovação e aprendizado contínuo. Ao fazer isso, você estará no caminho certo para transformar seu agronegócio em um ambiente mais eficiente, produtivo e tecnologicamente avançado.

De início, é importante ressaltar que o RPA – Automação só é possível graças à transformação digital. Com o avanço da tecnologia, novas técnicas e ferramentas de gerenciamento estão surgindo.

Porém, a transformação digital (RPA – automação) vai muito além de apenas adotar novas tecnologias nas empresas, ela está proporcionalmente relacionada ao planejamento estratégico, e, consequentemente, apresenta uma enorme vantagem competitiva no mercado.

Aqui, vamos abordar como a automação de processos – RPA, pode ajudar a sua empresa a aproveitar da melhor maneira os benefícios que a transformação digital pode oferecer.

Podendo ser aplicada em diversas áreas, garante que os métodos se tornem mais fáceis e práticos, e ainda reduz a necessidade de atividades manuais.

A transformação digital, e o RPA, que estão presentes em todos os segmentos do mercado, isso gerou um aumento na procura e demanda por processos que facilitem a execução das tarefas repetitivas nas empresas.

Sendo assim, além de otimizar as tarefas, a automatização de processos (RPA) também ajuda a diminuir os custos, de forma significativa. Dentro de uma empresa, esses processos podem ser incluídos em qualquer área e trazem muitos benefícios tanto na gestão de pequenas e médias empresas quanto em grandes negócios.

Áreas que podem ter seus processos automatizados

Como citado anteriormente, a maioria das áreas de uma empresa podem e devem utilizar os processos de automação. Mas, existem aquelas que são ainda mais beneficiadas e impactadas no dia a dia com a otimização das tarefas. Conheça algumas delas abaixo:

Compras

Na área de compras a automação de processos é a resolução de grande parte dos problemas de produtividade. As atividades que antes demoravam dias, agora podem ser realizadas em poucos minutos, ou até mesmo segundos.

Com isso, os profissionais da área de compras, que sempre foram conhecidos pela capacidade de conseguir resolver grandes dilemas da empresa, agora conseguem tomar decisões mais assertivas e estratégicas, contribuindo para a inovação em toda a empresa.

Entre os processos que podem e estão sendo automatizados dentro dessa área estão:

• Pagar e receber títulos em aberto;
• Dar entrada em notas de fornecedores;
• Criar pedidos internos;
• Identificar baixas e altas no estoque;
• Cuidar da transferência de produtos;
• Entrar em contato com clientes;
• Negociar débitos.

Financeiro

Todos sabemos que a gestão feita na área financeira não aceita nenhum tipo de erro, por inúmeras, e óbvias, razões. E quando algum problema acontece, corrigi-lo pode levar muito tempo e causar muitos transtornos para a empresa

A automação de processos na área financeira tem como principal objetivo alinhar e padronizar métodos, desde as atividades mais comuns e rotineiras, como as contas a pagar, até as cobranças e análises de relatórios de gerenciamento.

Com as ferramentas de gerenciamento, os acessos aos dados e os registros de transações passam a ser mais objetivos e transparentes. Fora isso, a integração entre os sub departamentos da empresa tende a ter uma comunicação mais linear e facilitada.

RH

Dentro dessa área podemos considerar a automação de processos como grande aliada na diminuição do trabalho manual, já que os profissionais de recursos humanos lidam e executam diversas tarefas manuais.

No RH, alguns anos atrás, era quase certo encontrar mesas cheias de papeladas e pessoas andando de um lado para outro. Com a mecanização de processos as tarefas descritas abaixo puderam ser otimizadas e facilmente executadas.

• Geração de relatórios e gráficos;
• Realização de triagem de currículos;
• Gestão da folha de pagamento;
• Monitorar o desempenho;
• Controlar pontos.

No geral, todas essas atividades são bem burocráticas e quase sempre repetitivas. Essas tarefas demandam boa parte do tempo dos profissionais e acabam impedindo que eles foquem em outros pontos importantes para a área, como a relação entre as equipes de trabalho.

Outro detalhe importante é que agora, graças a transformação digital e inovação é possível realizar a admissão por meio digital, coisa que antes não era nem cogitada.

Área de TI

Sabemos que a área de tecnologia da informação está sempre em busca de soluções práticas para o mercado, independente do ramo do negócio. Hoje, mais do que nunca, é essencial contar com uma área bem estruturada de TI.

Ela é um dos pontos principais do cenário de transformação digital. Os profissionais que atuam com TI estão sempre ligados na tecnologia e no seu avanço, atuando estrategicamente junto às áreas financeiras e administrativas da empresa.

É por meio dela que entra o RPA- automação de processos nas empresas. Como faz parte da transformação digital de forma geral, é o principal passo para que os gestores tenham a oportunidade de conhecer e assumir o papel central em relação à tomada de decisões estratégicas.

E ainda tem mais! A área de TI utiliza o RPA- automação de processos para:

• Oferecer suporte aos usuários;
• Ajudar na estruturação de produtividade;
• Otimizar rotinas de backup;
• Facilitar as rotinas de segurança e monitoramento;
• Fazer o gerenciamento de dados e indicadores.‍

Como você leu neste artigo, investir em RPA – automatização processos,  é de grande relevância para melhorar continuamente as tarefas cotidianas de uma empresa, ficando mais fácil encontrar problemas ou falhas e corrigi-las rapidamente.

Uma empresa que possui os seus RPA – automatização processos, consegue realizar entregas muito mais valiosas e competitivas ao mercado.

Transforme a gestão da sua empresa com processos de automação

É hora de escalar, se adaptar e crescer

Como vimos, conhecer as tendências tecnológicas e antecipar suas ações e iniciativas para começar a priorizá-las é uma das formas mais eficientes de impulsionar o crescimento do seu negócio.

Não há como esperar que as tecnologias sejam implementadas pelo mercado para depois se adaptar às mudanças.

Agora é preciso pensar estrategicamente nas soluções do seu negócio e agir apostando em recursos digitais para que sua empresa se mantenha competitiva.

Por isso, se a sua organização ainda não começou o processo de transformação digital , com (RPA – automatização processos), é hora de iniciar. E isso implica planejar, investir e se estruturar, prevendo resultados futuros.

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A era atual repleta de inovações faz que que as empresas sintam uma constante e crescente pressão para entregarem valor, serem competitivas e reduzir custos. A partir de determinado ponto, depois de ter aplicado as mais diversas melhorias de gestão, essa eficiência só é possível recorrendo à tecnologia. É neste ponto que a transformação digital e a RPA, sigla para Robotic Process Automation (em português, Automação Robótica de Processos), entram na equação.

“Para serem bem-sucedidos, os líderes de hoje estão a voltar-se para as soluções digitais e para a automação, melhorando o seu desempenho e reduzindo custos em finanças, recursos humanos e TI”, lê-se num artigo publicado pela consultora McKinsey.

Nesse sentido, uma fatia cada vez maior do trabalho repetitivo que era assegurado por pessoas passa a ser assumido por bots e por algoritmos, deixando o talento humano focado nos principais objetivos do negócio (expansão, redução de custos, aumento de faturamento, competitividade, soluções claras e objetivas, gestão assertiva, etc) . E é aí que a RPA tem um papel importante.

O que é RPA ou Robotic Process Automation?

A RPA ou Robotic Process Automation é “a aplicação de tecnologia que permite aos funcionários de uma empresa configurar um software de computador ou um robot para capturar e interpretar aplicações existentes com o objetivo de processar uma transação, manipular dados, desencadear respostas e comunicar com outros sistemas digitais”, segundo a definição do Institute for Robotic Process Automation & Artificial Intelligence.

Ou seja, a RPA é uma tecnologia disruptiva que, através da aplicação da inteligência artificial e da robótica, permite realizar tarefas rotineiras e repetitivas executadas em grande volume.

Desse modo, liberta os recursos humanos para atividades mais criativas e estratégicas. Mas a RPA vai além da mera automatização de processos. Recorrendo também à tecnologia de machine learning, aprende à medida que executa as tarefas, melhorando, assim, os níveis de eficiência. Sendo um sistema inteligente, adapta-se e tem flexibilidade para resolver situações de conflito ou não programadas sem precisar de intervenção humana.

Uma solução de RPA destaca-se ainda pelo facto de ser fácil de configurar, permitindo o chamado citizen development, isto é, que pessoas que não foram treinadas nesta tecnologia sejam capazes de criar, implementar ou melhorar processos de automação e dar escala ao programa de RPA de uma forma segura e controlada.

Tem ainda a característica de ser uma plataforma Low-Code / No-Code, que prescinde da programação tradicional de código manual e opta por um desenvolvimento baseado em interfaces gráficas e intuitivas.

Que empresas e que processos pode recorrer à RPA?

Qualquer empresa que tenha tarefas repetitivas e monótonas de grande volume pode usufruir de soluções de RPA. Não só é possível aplicar esta tecnologia nas várias indústrias e setores, como também a uma diversidade de áreas dentro do próprio negócio. Assim, a automação de processos baseada na RPA pode estar presente na área financeira, nos recursos humanos, no serviço ao cliente, passando pela gestão da cadeia de abastecimento e marketing.

Mas, na prática, o que é possível executar? Uma multiplicidade de tarefas como:

• criação de relatórios;
• reconhecimento de imagens;
• preenchimento de tabelas;
• realização de cálculos;
• atualização e manutenção de bases de dados;
• emissão de notas de serviço;
• envio de requisições e de e-mails.
• leitura de documentos em PDF

Quais os benefícios do RPA?

Além de bastante intuitivo e prático, o que facilita o processo de automação até para empresas ou colaboradores ainda não muito avançados no que diz respeito à transformação digital, o RPA é uma metodologia bastante flexível. É possível escolher as ferramentas e programas de automação com robôs para diversas demandas em organizações de qualquer tamanho, perfil e segmento.

Ao automatizar com RPA, a empresa reduz a quantidade de tarefas simples e repetitivas, mas ainda relevantes para o bom andamento do negócio. Assim, além de diminuir a ocorrência de erros e de aumentar a velocidade e a eficácia das demandas automatizadas, o RPA também permite que os colaboradores tenham mais tempo para as tarefas que realmente precisam deles.

Tudo isso impacta também no cliente, tanto por causa da diminuição de falhas quanto pelo fato de que a equipe poderá dedicar mais tempo para demandas mais complexas e personalizadas de atendimento. Ao reduzir o back office, o front office pode ser fortalecido.

Além das diversas vantagens relacionadas a produtividade, o RPA também pode aprimorar os procedimentos de compliance e de atendimento. Afinal, por causa de sua flexibilidade, os robôs de automação podem ser utilizados em diversos âmbitos dentro da sua empresa. Veja alguns dos usos mais comuns para a automação robótica de processos:

• atendimento ao cliente;
• processamento de pedidos;
• envio de notificações;
• atualização de perfis de clientes e colaboradores;
• encerramento de contas;
• geração de relatórios de compliance;
• monitoramento de outras tarefas automatizadas;
• elaboração e validação das obrigações fiscais como Sped, EFD contribuições
• emissão de notas
• conciliação bancária (boletos, extratos)
• outros processos de alto volume, regidos por regras de negócios, propensos a erros e/ou realizados repetidamente.

Como implementar Robotic Process Automation na empresa?

A automação robótica de processos vem se mostrando tão eficaz para as empresas que o implementam que, segundo estudo da Gartner, 85% das grandes organizações terão adotado algum tipo de software para RPA até 2022.

Os processos relacionados à implementação em si são bastante simples, ágeis e intuitivos. Entretanto, é preciso fazer algumas análises e planejamentos prévios para que a empresa realmente consiga aproveitar ao máximo as possibilidades e benefícios do RPA.

Decida quais processos serão automatizados

O Robotic Process Automation pode ser dinâmico e adaptável, mas isso não quer dizer que todo e qualquer processo pode — ou deve — ser automatizado com ele. Portanto, o primeiro passo é avaliar os processos atuais da empresa para determinar quais precisam e podem ser automatizados e se a metodologia RPA é a melhor maneira de fazer isso.

Defina os procedimentos de automação do RPA

Determinados os processos a serem automatizados, é necessário estabelecer como a automação será feita e quais serão as diretrizes de atuação dos robôs. Considerando o alto nível de personalização proporcionado pelos robôs, entender o que sua empresa precisa é fundamental para que a automação seja eficaz e gere os resultados esperados.

Oriente sua equipe

É importante que os colaboradores entendam como e por que a empresa decidiu seguir o RPA, assim como o que é esperado deles agora que parte de suas tarefas será automatizada.

Além de explicar o lado operacional dos robôs, informe-os também sobre a estratégia por trás da decisão para que eles compreendam melhor as vantagens e possibilidades da automação dentro do conceito de transformação digital.

Gerencie o ciclo de vida do RPA

Após a implementação das ferramentas de automação definidas para as necessidades e processos da empresa, é necessário acompanhar a automação para garantir que ela está gerando os resultados esperados.

Antecipando o impacto que os bots, os algoritmos e a inteligência artificial estão a ter nas empresas, mudando a forma como se realizam as funções de suporte, a consultora McKinsey refere que as empresas podem ter uma redução de custos na ordem de 5% a 10% num período de 18 a 24 meses. Valores que, aliás, podem chegar aos 30% no mais longo prazo.

 

 

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
Cigen, 8 Real World Cases of Robotic Process Automation (RPA) in Transportation and Logistics. Acedido a 22 de março de 2021.
https://www.cigen.com.au/cigenblog/8-real-world-cases-rpa-transportation-logistics
McKinsey, Automation in logistics: Big opportunity, bigger uncertainty. Acedido a 22 de março de 2021.
https://www.mckinsey.com/industries/travel-logistics-and-infrastructure/our-insights/automation-in-logistics-big-opportunity-bigger-uncertainty
McKinsey, How bots, algorithms, and artificial intelligence are reshaping the future of corporate support functions. Acedido a 22 de março de 2021.
https://www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-digital/our-insights/how-bots-algorithms-and-artificial-intelligence-are-reshaping-the-future-of-corporate-support-functions
RPA Today, RPA, Citizen Developers And Governance. Acedido a 22 de março de 2021.
https://www.rpatoday.net/featuredarticles/rpa-citizen-developers-and-governance/
Supply Chain, McKinsey: what is the future of automation? Acedido a 22 de março de 2021. www.rangel.com/pt/blog/importancia-rpa-transformacao-digital-empresas

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