A era atual repleta de inovações faz que que as empresas sintam uma constante e crescente pressão para entregarem valor, serem competitivas e reduzir custos. A partir de determinado ponto, depois de ter aplicado as mais diversas melhorias de gestão, essa eficiência só é possível recorrendo à tecnologia. É neste ponto que a transformação digital e a RPA, sigla para Robotic Process Automation (em português, Automação Robótica de Processos), entram na equação.
“Para serem bem-sucedidos, os líderes de hoje estão a voltar-se para as soluções digitais e para a automação, melhorando o seu desempenho e reduzindo custos em finanças, recursos humanos e TI”, lê-se num artigo publicado pela consultora McKinsey.
Nesse sentido, uma fatia cada vez maior do trabalho repetitivo que era assegurado por pessoas passa a ser assumido por bots e por algoritmos, deixando o talento humano focado nos principais objetivos do negócio (expansão, redução de custos, aumento de faturamento, competitividade, soluções claras e objetivas, gestão assertiva, etc) . E é aí que a RPA tem um papel importante.
O que é RPA ou Robotic Process Automation?
A RPA ou Robotic Process Automation é “a aplicação de tecnologia que permite aos funcionários de uma empresa configurar um software de computador ou um robot para capturar e interpretar aplicações existentes com o objetivo de processar uma transação, manipular dados, desencadear respostas e comunicar com outros sistemas digitais”, segundo a definição do Institute for Robotic Process Automation & Artificial Intelligence.
Ou seja, a RPA é uma tecnologia disruptiva que, através da aplicação da inteligência artificial e da robótica, permite realizar tarefas rotineiras e repetitivas executadas em grande volume.
Desse modo, liberta os recursos humanos para atividades mais criativas e estratégicas. Mas a RPA vai além da mera automatização de processos. Recorrendo também à tecnologia de machine learning, aprende à medida que executa as tarefas, melhorando, assim, os níveis de eficiência. Sendo um sistema inteligente, adapta-se e tem flexibilidade para resolver situações de conflito ou não programadas sem precisar de intervenção humana.
Uma solução de RPA destaca-se ainda pelo facto de ser fácil de configurar, permitindo o chamado citizen development, isto é, que pessoas que não foram treinadas nesta tecnologia sejam capazes de criar, implementar ou melhorar processos de automação e dar escala ao programa de RPA de uma forma segura e controlada.
Tem ainda a característica de ser uma plataforma Low-Code / No-Code, que prescinde da programação tradicional de código manual e opta por um desenvolvimento baseado em interfaces gráficas e intuitivas.
Que empresas e que processos pode recorrer à RPA?
Qualquer empresa que tenha tarefas repetitivas e monótonas de grande volume pode usufruir de soluções de RPA. Não só é possível aplicar esta tecnologia nas várias indústrias e setores, como também a uma diversidade de áreas dentro do próprio negócio. Assim, a automação de processos baseada na RPA pode estar presente na área financeira, nos recursos humanos, no serviço ao cliente, passando pela gestão da cadeia de abastecimento e marketing.
Mas, na prática, o que é possível executar? Uma multiplicidade de tarefas como:
- criação de relatórios;
- reconhecimento de imagens;
- preenchimento de tabelas;
- realização de cálculos;
- atualização e manutenção de bases de dados;
- emissão de notas de serviço;
- envio de requisições e de e-mails.
- leitura de documentos em PDF
Quais os benefícios do RPA?
Além de bastante intuitivo e prático, o que facilita o processo de automação até para empresas ou colaboradores ainda não muito avançados no que diz respeito à transformação digital, o RPA é uma metodologia bastante flexível. É possível escolher as ferramentas e programas de automação com robôs para diversas demandas em organizações de qualquer tamanho, perfil e segmento.
Ao automatizar com RPA, a empresa reduz a quantidade de tarefas simples e repetitivas, mas ainda relevantes para o bom andamento do negócio. Assim, além de diminuir a ocorrência de erros e de aumentar a velocidade e a eficácia das demandas automatizadas, o RPA também permite que os colaboradores tenham mais tempo para as tarefas que realmente precisam deles.
Tudo isso impacta também no cliente, tanto por causa da diminuição de falhas quanto pelo fato de que a equipe poderá dedicar mais tempo para demandas mais complexas e personalizadas de atendimento. Ao reduzir o back office, o front office pode ser fortalecido.
Além das diversas vantagens relacionadas a produtividade, o RPA também pode aprimorar os procedimentos de compliance e de atendimento. Afinal, por causa de sua flexibilidade, os robôs de automação podem ser utilizados em diversos âmbitos dentro da sua empresa. Veja alguns dos usos mais comuns para a automação robótica de processos:
- atendimento ao cliente;
- processamento de pedidos;
- envio de notificações;
- atualização de perfis de clientes e colaboradores;
- encerramento de contas;
- geração de relatórios de compliance;
- monitoramento de outras tarefas automatizadas;
- elaboração e validação das obrigações fiscais como Sped, EFD contribuições
- emissão de notas
- conciliação bancária (boletos, extratos)
- outros processos de alto volume, regidos por regras de negócios, propensos a erros e/ou realizados repetidamente.
Como implementar Robotic Process Automation na empresa?
A automação robótica de processos vem se mostrando tão eficaz para as empresas que o implementam que, segundo estudo da Gartner, 85% das grandes organizações terão adotado algum tipo de software para RPA até 2022.
Os processos relacionados à implementação em si são bastante simples, ágeis e intuitivos. Entretanto, é preciso fazer algumas análises e planejamentos prévios para que a empresa realmente consiga aproveitar ao máximo as possibilidades e benefícios do RPA.
Decida quais processos serão automatizados
O Robotic Process Automation pode ser dinâmico e adaptável, mas isso não quer dizer que todo e qualquer processo pode — ou deve — ser automatizado com ele. Portanto, o primeiro passo é avaliar os processos atuais da empresa para determinar quais precisam e podem ser automatizados e se a metodologia RPA é a melhor maneira de fazer isso.
Defina os procedimentos de automação do RPA
Determinados os processos a serem automatizados, é necessário estabelecer como a automação será feita e quais serão as diretrizes de atuação dos robôs. Considerando o alto nível de personalização proporcionado pelos robôs, entender o que sua empresa precisa é fundamental para que a automação seja eficaz e gere os resultados esperados.
Oriente sua equipe
É importante que os colaboradores entendam como e por que a empresa decidiu seguir o RPA, assim como o que é esperado deles agora que parte de suas tarefas será automatizada.
Além de explicar o lado operacional dos robôs, informe-os também sobre a estratégia por trás da decisão para que eles compreendam melhor as vantagens e possibilidades da automação dentro do conceito de transformação digital.
Gerencie o ciclo de vida do RPA
Após a implementação das ferramentas de automação definidas para as necessidades e processos da empresa, é necessário acompanhar a automação para garantir que ela está gerando os resultados esperados.
Antecipando o impacto que os bots, os algoritmos e a inteligência artificial estão a ter nas empresas, mudando a forma como se realizam as funções de suporte, a consultora McKinsey refere que as empresas podem ter uma redução de custos na ordem de 5% a 10% num período de 18 a 24 meses. Valores que, aliás, podem chegar aos 30% no mais longo prazo.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
Cigen, 8 Real World Cases of Robotic Process Automation (RPA) in Transportation and Logistics. Acedido a 22 de março de 2021.
https://www.cigen.com.au/cigenblog/8-real-world-cases-rpa-transportation-logistics
McKinsey, Automation in logistics: Big opportunity, bigger uncertainty. Acedido a 22 de março de 2021.
https://www.mckinsey.com/industries/travel-logistics-and-infrastructure/our-insights/automation-in-logistics-big-opportunity-bigger-uncertainty
McKinsey, How bots, algorithms, and artificial intelligence are reshaping the future of corporate support functions. Acedido a 22 de março de 2021.
https://www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-digital/our-insights/how-bots-algorithms-and-artificial-intelligence-are-reshaping-the-future-of-corporate-support-functions
RPA Today, RPA, Citizen Developers And Governance. Acedido a 22 de março de 2021.
https://www.rpatoday.net/featuredarticles/rpa-citizen-developers-and-governance/
Supply Chain, McKinsey: what is the future of automation? Acedido a 22 de março de 2021. www.rangel.com/pt/blog/importancia-rpa-transformacao-digital-empresas